Teil A: Präsentation und Fachgespräch

Prüfungsteil A

Der Prüfungsteil A umfaßt zum einen das Projekt inlusive der Dokumentation und zum anderen die Abschlussprüfung, sprich den mündlichen Teil vor dem Prüfungsausschuss. Um diesen Teil geht es hier.

Die Abschlussprüfung hat zwei Teile:

  • als erstes hält man seine Präsentation vor den Prüfern. Sie sollte 15 Minuten dauern.
  • danach kommt dann der spannende Teil: das sogenannte Fachgespräch. Hier stellen die Prüfer Fragen zu einem guten Teil zur Präsentation, bzw. zum Projekt und dann kommen Fragen zum Thema IT. Hier kann alles gefragt werden, was während der Ausbildung Thema war. Gerne wird ein Bezug zu aktuellen Themen hersgestellt. Auch der kaufmännische Teil des Berufsbildes wird gerne thematisiert.

Dann bespricht sich der Prüfungsausschuss kurz und gibt bekannt ob man bestanden hat.

Die Präsentation

Zielgruppe

Bevor man nun endlich mit seiner Präsentation beginnen darf, wird man noch belehrt. So ist das Handy auszuschalten und es dürfen keine Aufnahmen gemacht werden.

Dann muss man die Zielaudienz seiner Präsentation nennen und darf loslegen.

Es ist wichtig, sich vorher genau zu überlegen, für welche Audienz die Präsentation gedacht ist, und die Präsentation dann auch wirklich auf dieses Publikum zuzuschneiden. Sonst gibt es halt Punktabzug.

Mögliche Zielgruppen sind:

  • Kollegen, die man in die neue Software schulen möchte
  • Vorgesetzte/Auftraggeber
  • Der IHK Prüfungsausschuss, der am Prüfungstag vor einem sitzt  (nur in München angeraten)

Die zielgruppe sollte plausibel zum Projekt ausgesucht werden.

Die Einleitung

‚Guten Tag. Mein Name ist Lieschen Müller.‘

‚Ich freue mich, Ihnen in den nächsten 15 Minuten mein Projekt zu präsentieren.‘

‚Meine ZIELGRUPPE ist: ….‘
(Wenn man vom Prüfer am Anfang gefragt wird, braucht man es hier natürlich nicht nochmal zu wiederholen.)

‚Ich habe für Sie diese Übersichten meiner Präsentation mitgebracht. So können Sie bequem Ihre Fragen notieren, für die ich anschließend gerne zur Verfügung stehe.‘

‚Mein Projekt heißt: … ‚

‚Und das sind die Punkte meiner Präsentation: [AGENDA VORLESEN]‘

‚[ERSTE FOLIE AUFLEGEN] Und los geht es mit Punkt: …‘

Es ist eine gute Idee zwei Medien zu gebrauchen. Allerdings habe ich von verschiedenen IHK Prüfern (München) verschiedene Aussagen bekommen. Der eine sagte, es ist unbedingt notwendig mindestens einen Medienwechsel zu haben, ein anderer meinte, dies sei längst überholt und überflüssig.

Nun, ich selbst habe für die Agenda ein flipchart verwendet. Dieses war sauber gegliedert und schnörkellos und ohne Pictogramme. Die Punkte entsprachen den Überschriften meiner Dokumentation. So ergibt sich ein roter Faden, für den Fall, dass die Prüfer – oder zumindest einer von Ihnen – nebenher die Doku überfliegen kann.

Die Präsentationspunkte sind dann auch die Überschriften der einzelnen Folien. Die Anzahl der Folien läßt sich so berechnen:

Zeit für die Präsentation: 15 min
Vorstellung und vorlesender Agenda 2 min
Zeit pro Folie 1 min
Eine komplexe Folie mit dem Kern des Projektes 2-3 min

Die komplexe Folie ist keine Pflicht. Aber vielleicht möchte man ja beim Kern des Projektes etwas tiefer gehen und dann muss man beachten, dass dies auch mehr Zeit beansprucht.

Demnach könnte die Folienzahl bei 10 Normalen + 1 Komplexe = 11 Folien liegen. Dann liegt man mit Einleitung also bei um die 15 Minunten.

Es ist wirklich wichtig die Präsentation sehr gut einzuüben. Ich habe eine Woche lang täglich zwei – drei Übungen zu hause gemacht. Zwischen den Sätzen eine Spechpause machen. Das gibt einem Gelegenheit Luft zu holen und nicht zu schnell zu werden. Durch die Aufregung bei der Prüfung ist man automatisch etwas schneller als zuhause. Der Herzschlag gibt die Taktung und damit die Geschwindigkeit vor…

Die Folien können klassische Overhead-Folien sein. Dies hat mehrere Vorteile.

  • ein Overhead-Projektor muss von der IHK zur Verfügung gestellt werden
  • man gewinnt Zeit beim Folienwechsel und kann auch endlich mal wieder Luft holen 🙂
  • man läuft nicht gefahr, dass der Laptop mit der Powerpoint-Präsentation unterwegs kaputt geht oder dass sonst irgendwelche technischen Probleme auftauchen.
  • man erspart sich das schleppen und dran denken ans Equipment (Projektor, Laptop, Kabel usw.)

Ich habe mit den Folien sehr gute Erfahrung gemacht. Die Zeit beim Folienwechsel hat mir sehr geholfen, ruhig zu werden und einmal tief durchatmen zu können.

Der Overhead-Projektor hatte einen kleinen Defekt und hat einen breiten Längsstreifen nicht an die Wand übertragen. Zum Glück war ich aber darauf vorbereitet und habe für jeden Prüfer einen kompletten Foliensatz ausgedruckt auf Papier dabei. Da war die Freude groß 🙂

Der Hauptteil

Die Folien sollten so viel Information wie nötig und gleichzeitig so wenig wie möglich beinhalten. Also wenn man nur Textlliches zu Verkünden hat, kann man mit Schlagworten arbeiten. Vielleicht 3 bis maximal 5 Punkte. Als Stichworte! Was ziemlich lanweilig ist: man hat die Information ausführlich auf der Folie und liest diese Wort für Wort vor. Das geht gar nicht. Lesen können die Prüfer wahrscheinlich.

Ein aussagekräftiges Bild oder Pictogramm macht sich auserdem gut. Je nach Zielgruppe und je nach Themen. Dies ist ein zeitlich aufwändiger Teil bei der Erstellung der Präsentation! Wichtig: Bildquellen nennen und direkt am Bild kundtun. Dies muss nicht in Leuchtfarbe sein, sondern kann ruhig dezent plaziert werden in kleinerer Schrift und hellerer Farbe (hellgrau z.B.).

Ob man ein komplexeres Bild wie ein Struktogramm, PAP, UML oder ähliches zeigt mußt Du dir genau überlegen. Vielleicht als die oben erwähnte komplexe Folie. Der Betrachter muss Zeit haben alles zu studieren und zu verstehen. Wenn man dann aber schnell durchhaspelt, wird man eventuell Punkte verlieren.

Das Ende

  • Persönliches Fazit ziehen. Was war super was war lehrreich. Achtung: niemanden schlecht reden, auch wenn etwas nicht so doll gelaufen sein sollte. Gut wäre zum Beispiel ein Fehlschlag zu erwähnen, den man dann aber korrigieren konnte. Vielleicht war das Ergebnis hinterher sogar noch besser als gedacht. Die Prüfer wollen erkennen, das Du fähig bist unweigerlich auftretende Schwierigkeiten eigenständig und krativ zu lösen.
  • ‚Vielen Dank!‘ sagen und lächeln!
  • Projektor ausschalten.

Dann wird man aus dem Raum gebeten. Die Prüfer besprechen sich. Dann kommt die letzte Runde: das Fachgespräch.

Medien

Folien

a l l g e m e i n :

  • Gliederung der Dokumentation verwenden
  • 10-12 Folien insgesamt
  • Einheitliche Darstellung (Schriftgrößen, -typen, -platzierung usw.)
  • DIN A4 quer (ausser bei einer Briefdarstellung, Rechnung, usw.)
  • Fußzeile mit Datum und Vor- / Familienname / evtl. Seitenzahl / Prüf.-Nr.
  • keine Serifen Schrifttypen verwenden
  • sparsame Farbverwendung
  • Plakative Gestaltung der Folien
  • k e i n e Abschlussfolie auflegen. „Danke!“ sagen genügt
  • Keine ‚!‘ verwenden. Stattdessen lieber in GROSSBUCHSTABEN schreiben.

l a y o u t :

  • Rand lassen
  • Überschrift z.B. 20-28 Pt. / Arial
  • Stichwortliste mit Punkten verwenden (<ul>) / 16-18 Pt. / Arial
  • 1 Bild verwenden (z.B. PAP, Pictogramm, etc.)
  • Vorher-Nachher-Vergleichstabellen

Flipchart

  • Agenda
  • Name, Prüflingsnummer (155-20460)
  • keine Nummerierung verwenden
  • Gliederung der Dokumentation verwenden

Moderatorenkarten

Ich empfehle Moderatorenkarten zu verwenden.

  • man hat einen Leitfaden falls man zu aufgeregt ist
  • die Hände sind aufgeräumt und landen nicht versehentlich in der Hosentasche oder im Gesicht / am Hals etc.
  • Prüflingsnummer (155-20460) auf Rückseite oder Logo der Firma
  • die Karten sollten nicht lose sein, da die Gefahr besteht, das man sie fallen läßt und dann sind diese ungeordnet. Man kan zum Beispiel einen Ring durch ein Loch in einer Ecke der Karten ziehen oder sich etwas anderes ausdenken.

Handout

  • für jeden Prüfer ein Handout mitnehemen. In der Regel sind es drei Prüfer, es können aber auch mal nur zwei oder gar vier sein.
  • man kann den „3 auf eins“ – Druck verwenden von Powerpoint. Das heißt auf einer DIN A4 Seite sind dann links drei Folien im Kleinformat untereinander gedruckt. Jeweils rechts davon sind Linien für Notizen.

Das Fachgespräch

Was passiert da eigentlich? Worauf wird man „abgeklopft“?

  • Hat man Projekt wirklich selber gemacht und kennt sich darin aus? (Das sollte man in- und auswendig kennen!)
  • Kann man sprechen (jaja, das kann nicht jeder…)
  • Das Gespräch geht im allgemeinen nicht sehr tief.
  • Die Haltung zählt übrigens nicht.
  • Prüfer 1: Der Prüfungs-Pate beginnt mit der Fragerunde für ca. 7-8 Minuten. Es kommen Fragen zum Projekt, bzw. auch Fragen die in Zusammenhang mit dem Projekt stehen könnten. Also hier sollte man wirklich wirklich fit sein und alle Gegebenheiten kenn. Wenn Du ein Projekt im Datenbankumfeld hast, solltest Du vor allem auch die Grundlagen kennen.
  • Prüfer 2:
    • Hintergrund zum Beruf selber.
    • Allgemeines Fachwissen.
    • Evtl. Datenbankmodelle aufzählen, Vor- und Nachteile vergleichen, etc.
    • Evtl. ‚Wie legt man eine Datenbank an?‘ Befehle? Syntax?
    • usw. usf.
  • Prüfer 3:
      BWL / WISO

    • Ergonomischer Arbeitsplatz
    • Software-Ergonomie
    • Wie sieht ein sicheres Passwort aus (z.B. ‚Igjm10MzA!‘ = ‚Ich gehe jeden morgen 10 Minuten zur Arbeit!‚)
    • Bundesdatenschutzgesetz und Landesdatenschutzgesetz
    • CE-Norm, TCO
    • aktuelles aus der Branche (was bringt Win10, das neue iPhone, Samsung, etc.)
    • IOT

Soviel zu den Schwerpunkten. Wenn Du natürlch ein Projekt mit einem anderen Schwerpunkt hast, sind die Fragen des Paten natürlich entsprechend an Dein Thema angepaßt.

Gut zu wissen

  • Man kann auch mal eine Frage (höflich) ablehnen,
  • oder darum bitten die Frage umzuformulieren.
  • TIPP: möglichst zügig antworten und dann das am besten bekannte Hauptwort des gefragten Themas erklären und dazu 3 Punkte bzw. Fakten liefern.

NOT-TO-DO – List

  • WIR sagen –> immer bei der Ich-Form bleiben!
  • auch nicht ‚man‘ (z.B. ‚man hat…‘)
  • Stell Dir vor, vor Dir sitzt ein zukünftiger Arbeitgeber und Du erzählst ihm was Du gemacht hast und was Du alles für tolle Sachen kannst und Kennst.

Der Rote Faden

Aufmerksamkeit auf sich machen

  • Erster Satz ist wichtig!
  • diesen ersten Satz unbedingt auswendig lernen und auch als ganzer Satz auf die erste Moderatorenkarte schreiben
  • Beispiel: ‚Ich bin Helge Schneider und mein Projekt bei Microsoft war die Erweiterung der Kunden-Datenbank um dynamische Module.‘

Interesse wecken

  • Agenda vorstellen
  • verschiedene Überleitungen von Punkt zu Punkt machen und dabei abwechselnde Begriffe verwenden
  • N I C H T:
    • und dann…
    • und dann…
    • und dann…
  • zu den Stichworten noch einen Hinweis über das, was dann passiert/erklärt wird (Halbsatz genügt)

Training ist dabei alles!
Daher mindestens 3-4 Mal üben, am besten auch mal mit Testpublikum.

Theorie

  • Was habe ich gemacht:
    • herunter erzählen und strukturiert abarbeiten
    • 1 Highlight in den Vordergrund stellen / sachlich und fachlich / muss aber nicht sein

Action bzw. Aha-Effekt

  • Fazit: persönlich und unbedingt in der Ich-Form erzählen
  • was habe ich gelernt
  • Abschluss passt, bzw. Projektabnahme ist erfolgt.
  • Aussicht / Verwendung des Projekt-Ergebnisses.

…noch was zu Schluss

  • Nicht im Projektor-Bild stehen. Hört sich banal an, aber achte wirklich darauf, es passiert schneller als man denkt.
  • Prüfer immer ansehen auch wenn sie selten zurückschauen werden und immer schön lächeln 🙂
  • Zwischendurch sich die Zeit gönnen und mal eine Sprechpause machen. Luft holen. Auf zwei zählen und weiter gehts.
  • Daran denken: die Prüfer sind Menschen und im Normalfall sehr nett und unterstützend. Sie wollen einem wirlklich durch die Prüfung bringen und möchten dich wohlwollend bewerten. Nur wer wirlich unvorbereitet in die Prüfung geht oder einen schicksalschweren Schlag erlebt wird es nicht schaffen.

Viel Erfolg!

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